AKTIVITAS SEKRETARIS DAN STAFF ADMINISTRASI

PERAN SEKRETARIS DAN STAFF ADMINISTRASI DALAM ORGANISASI

1. Sebagai pusat informasi

2. Sebagai penunjang kinerja pimpinan

3. Memberikan pengaruh positif bagi anggota organisasi   lain, dengan mendistribusikan informasi secara cepat dan tepat sasaran

TUGAS SEKRETARIS DAN ADMINISTRASI

1. TUGAS PERKANTORAN

menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dan dikte dari pimpinan, menangani surat-surat masuk dan surat keluar, mengetik dan membuat konsep surat yang bersifat rutin, mengarsip surat.

2. TUGAS RESEPSIONIS

menerima dan menjawab telepon serta  mencatat pesan-pesan, menerima tamu, mencatat janji-janji untuk pimpinan, menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

3. TUGAS KEUANGAN

membayar rekening dan pajak, mengelola uang di bagian administrasi atau kesekretariatan (membuat catatan pemasukan dan pengeluaran uang), dll. 

4. TUGAS SOSIAL

mengurus rumah tangga kantor pimpinan, mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya, menyampaikan ucapan selamat atau menyatakan turut berduka cita kepada relasi atas nama pimpinan.

5. TUGAS INSIDENTAL

menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan, membuat ikhtisar dari berita-berita, mencari dan memilih souvenir untuk para relasi, mempersiapkan rapat, dan jadwal perjalanan dinas.

Kiat Menjadi Pegawai Administrasi atau kesekretariatan

1. Menjadi orang yang efisien

2. Mengetahui penggunaan software

3. Mengetahui prosedur dalam menyiapkan dan memroses komunikasi tertulis

4. Memahami konsep dari prosedur equipment oriented

5. Mengetahui prosedur dan langkah kerja untuk bernegosiasi

6. Menggunakan otomatisasi kantor 

7. Menggunakan sumber data yang kredibel

8. Memahami filing dan records control

9. Memahami jasa lanyanan bank yang berhubungan dengan prosedur kantor

10. Mengetahui pentingnya job campaign

11. Menyadari peluang karier dan mobilitas pekerjaan

PEDOMAN DASAR SIKAP YANG BAIK DALAM BISNIS

IMPACT

Integrity (integritas)

Ditunjukkan melalui bukti dalam 

perbuatan dan perkataan yang berkaitan dengan tindakan jujur dan benar.

Manners (sikap)

Pola perilaku yang menunjukkan kepada orang lain bahwa Anda bisa diandalkan untuk bertindak benar dan adil setiap kali ia berurusan dengan Anda.

Personality (kepribadian)

Kepribadian seseorang adalah unik, dan Anda harus bisa membuktikan kepada orang lain bahwa sikap Anda adalah peluang terbaik untuk menunjukkan kualitas yang Anda miliki agar dihargai.

Appearance (penampilan)

Penampilan harus dijaga sebaik mungkin, karena kesan pertama orang lain akan berdasarkan pada penampilannya.  Jangan sampai citra Anda jatuh karena penampilan Anda sendiri.

Consideration (pertimbangan)

Memahami sudut pandang orang lain sangat diperlukan, karena bisa menjadi pertimbangan dalam memutuskan sesuatu tindakan.

Tact (taktis)

Sikap yang berfungsi melindungi agar tidak berkata atau bertindak gegabah. 

Jadi berpikirlah dahulu sebelum berbicara.

TERIMA KASIH

Salam Hangat,,